Samen met de medewerker die de dagstart doet, bekijk je de binnengekomen overlijdensmeldingen. Het zijn er veel vandaag, dat wordt puzzelen. Samen met jouw team kijk je welke uitvaartverzorgers er beschikbaar zijn, zodat jouw teamleden die zo komen, direct met de meldingen aan de slag kunnen.

's Middags heb je een Teams-overleg met je collega Coördinatoren van de andere regio's. Na het overleg maak je de takenroosters voor de nieuwe periode en zet deze in het planningssysteem. Tegelijkertijd scan je de verlofuren overzichten van de medewerkers.

Gedurende de dag signaleer onder anderen dat er dossiers niet volledig zijn aangeleverd. Dat maakt het werk voor de medewerkers van het Regiebureau lastiger. Je noteert dit punt voor het overleg dat je morgenochtend hebt met de leidinggevende van de uitvaartverzorgers, de Commercieel Manager.

Aan het eind van de werkdag zijn alle meldingen weer goed verwerkt en is de laatste verzorging goed aangestuurd. Je medewerkers gaan tevreden naar huis.
Je hebt voor veel personen weer bijgedragen aan een afscheid met een goed gevoel. Daarom ben je coördinator van het Regiebureau bij Monuta geworden.

de baan
Als Coördinator zorg je er samen met je team voor dat de uitvaarten zo efficiënt en optimaal gepland en geregisseerd worden. Daarnaast zorg je ervoor dat de beschikbare ruimtes en middelen zo goed mogelijk worden benut. Dit betekent dat je de collega's inplant voor uitvaarten, aulaplechtigheden, condoleances, catering en de laatste zorg. Je voert de volledige regie over de planning en het administratieve proces tot de uiteindelijke factuur. Je bent het aanspreekpunt voor de Medewerkers Regiebureau en draagt zorg voor een effectieve taakverdeling. Je stuurt het team van ongeveer 11 fte aan op klantgerichtheid en operationeel excellente dienstverlening. Je rapporteert aan Debbie Mulder, de Operationeel Manager Midden. 

Jouw hart gaat uit naar een functie waarin je de volledige regie voert. Je combineert coördinerende werkzaamheden met planning en stakeholdermanagement. Jouw werkplek is het Regiebureau in Apeldoorn. Monuta heeft het land in 4 regio's onderverdeeld. Je hebt regelmatig onderling contact met jouw collega coördinatoren om ervaringen en ideeën uit te wisselen. Daarnaast vorm je met de coördinatoren facilitair in jouw gebeid een hecht en coöperatief team. Verder ben je onderdeel van structurele overleggen met de coördinatoren, senior uitvaartverzorgers, commercieel manager en operationeel manager binnen de regio.
Door het 24/7 karakter van de uitvaartbranche tref je in deze functie geen 9 tot 5 baan aan. Jij en je team hebben daardoor een grote mate van flexibiliteit en aanpassingsvermogen, omdat de uitvaartzorg doorgaat in de avonduren, weekenden en op feestdagen.

Jij voegt waarde aan het team toe door:

• de Medewerkers Regiebureau aan te sturen, te coachen, te begeleiden en te ondersteunen om optimaal hun werk te kunnen doen. Dit doe je door middel van het regelmatig geven van feedback, het houden van werkoverleggen en het voeren van voortgangsgesprekken
• efficiënt uitvaarten te plannen en te organiseren. Jouw collega uitvaartverzorgers en medewerkers uitvaart kunnen met een gerust hart het regelwerk, de coördinatie en administratie bij jouw en je team neerleggen. Het regiebureau zorgt dat de beschikbare ruimtes in de uitvaartcentra zo optimaal mogelijk worden benut;
• logische roosters op te stellen zonder overuren te maken en een optimale bezetting tijdens de openingstijden. Agendabeheer, contacten onderhouden met (lokale) leveranciers en het doen van bestellingen, gedegen controle van de binnenkomende inkoopfacturenstroom en het verzorgen van de overige administratie op de uitvaartcentra.
• pro actief verbeteringen te signaleren/initiëren en een intrinsieke bijdrage te leveren aan een excellente operatie in de regio.

Kortom: deze baan past bij je als je op zoek bent naar een baan waarin je jouw ervaring met efficiënt plannen en organiseren, roosteren en leidinggevende talenten combineert.

de kandidaat
Je bent de ideale Coördinator Regiebureau als je:

• over HBO werk- en –denkniveau beschikt;
• ervaring hebt met het aansturen van medewerkers, bijvoorbeeld leidinggevende op een bedrijfsbureau, evenementplanner of ervaring hebt als officemanager;
• goede kennis van MS Office applicaties hebt zoals Outlook, Excel en Word;
• ruime ervaring hebt met roosteren en plannen;
• bewezen leidinggevende ervaring hebt
• kennis van logistieke processen hebt;
• in de regio Apeldoorn woont;
• in bezit bent van rijbewijs B en een auto is een pré

Als je ons team wilt komen versterken, vinden wij het ook belangrijk dat je:

• goed om kunt gaan met emotionele en verdrietige omstandigheden van de nabestaanden;
• in staat bent je goed te positioneren in de regio, bekend bent bij de juiste stakeholders en signalen vanuit de business opvangt en daar naar kunt handelen;
• een flexibele instelling hebt waarbij je oplossingsgericht bent, inspeelt en anticipeert op adhoc situaties, binnen de gestelde kaders;
• goed kunt delegeren: je weet op heldere en overtuigende wijze taken en verantwoordelijkheden over te brengen op jouw medewerkers en ook je collega uitvaartverzorgers;
• kwaliteit hoog in het vaandel hebt staan. Je doet niet alleen dat extra stapje om jezelf continu te verbeteren, maar spreekt ook medewerkers aan om samen tot uitstekende resultaten te komen;
• het zit in je genen om mee te bewegen in een organisatie die continu aan het verbeteren is. Je vindt het zelfs een uitdaging om onderdeel te zijn en mee te denken in onze operationele excellente organisatie, om kunt gaan met veranderingen en ook onder tijdsdruk weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Monuta wil een afspiegeling zijn van de samenleving, binnen alle lagen van onze organisatie. We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt, herkent en gerespecteerd voelt. In onze werving en selectie kijken we of iemands persoonlijkheid en kwaliteiten matcht met de vereisten voor de functie. Het maakt niet uit wat je gender, seksuele geaardheid, religie, arbeidsbeperking of culturele achtergrond is.

ons aanbod
Als jij als Coördinator Regiebureau aan de slag gaat, krijg je er het volgende voor terug:

• een salaris tussen € 3282,- - en € 4308,- bruto per maand op basis van 40 uur per week;
• een eindejaarsuitkering ter hoogte van een dertiende maand en een moderne pensioenregeling;
• een team bevlogen collega's met passie voor het uitvaart vak;
• een inwerktraject, begeleiding op de werkvloer en een uitgebreid leiderschapsprogramma waarna je je verder kunt ontwikkelen. Want wij investeren graag in jouw persoonlijke groei.

Vragen? Neem telefonisch of per mail contact op met de afdeling Recruitment via 055-5391046 of vacatures@monuta.nl. Of mail Debbie Mulder, Operationeel Manager Midden dmulder@monuta.nl. De emailadressen zijn bedoeld om vragen te stellen, jouw sollicitatie ontvangen we graag online.

interesse?
Ben jij die hardwerkende coördinator met groot verantwoordelijkheidsgevoel? Denk jij met ons mee over de toekomst van de uitvaart zodat wij proactief onze klanten kunnen verrassen en verwachtingen overtreffen?
We hanteren voor deze vacature geen sluitingstermijn. Binnen 2 weken na de sluitingsdatum ontvang je een reactie. We sluiten de vacature zodra we een nieuwe collega hebben aangenomen.
De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes inclusief het invullen van een online talenten- en capaciteitenanalyse. Daarna ontvang je van ons een aanbod, doen we een (social media) screening en vragen we een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aan (welke bij je indiensttreding in ons bezit moet zijn).

Wij kijken uit naar jouw reactie

Monuta – Open over afscheid
Een afscheid met een goed gevoel. Voor íedereen. Dat is waar Monuta al meer dan 100 jaar voor staat. We geloven dat openheid en eerlijkheid over afscheid daarvoor belangrijk is. Wij zijn aan onze kant open over wat er allemaal kan, wat dat kost en wat ervoor nodig is. En we nodigen jou aan de andere kant uit om na te denken over jouw wensen en ze te bespreken met de mensen om wie jij geeft.

Monuta. Open over afscheid.

Over Monuta
Bij het lezen van de naam Monuta, denk je waarschijnlijk aan uitvaartzorg en uitvaartverzekeringen. En dat klopt, dat is wat we doen: samen met de nabestaanden geven wij vorm aan een bijzonder afscheid dat past bij de overledene. Wij kunnen daarbij rekenen op onze 800 medewerkers, franchisenemers en samenwerkingspartners. Zij zijn onze steun, vanuit de meer dan 80 vestigingen verspreid over het land (uitvaartcentra, crematoria, begraafplaatsen en kantoren). Ons hoofdkantoor vind je in Apeldoorn, waar alle stafafdelingen vertegenwoordigd zijn.
Hoewel we vooral bekendstaan als een menselijke uitvaartonderneming en -verzekeraar, zijn we natuurlijk ook werkgever. Als werkgever hebben we onze mensen veel te bieden. Zo zijn er goede en moderne arbeidsvoorwaarden, stimuleren we opleiding en groei en vinden we een goede werksfeer belangrijk. Een goede werksfeer betekent werk in een professionele, dynamische omgeving waarin iedereen zichzelf kan zijn, gerespecteerd wordt en interesse in elkaar heeft. Een bijzondere werkgever waarbij je ongeacht de functie, op jouw manier bijdraagt aan een afscheid met een goed gevoel.