Je ziet op bord dat er vandaag veel overlijdensmeldingen zijn. Je moet meerdere uitvaarten, rouwbezoeken en laatste verzorgingen plannen. Je voelt dat het een drukke dag gaat worden met een uitdagende planning. Het is hierbij belangrijk dat alle nabestaanden zich persoonlijk gehoord en geholpen voelen en niets van deze hectiek merken, daar ga jij voor zorgen. In jouw regio, die loopt van Groningen – Emmen – Zwolle - Rijssen heb je 3 teams met collega's en 7 locaties Je kijkt welke collega's je op welke dag in kunt plannen. Je probeert een gestroomlijnde planning te maken en houdt rekening met de woonplaats van de collega en de locatie waar je ze inplant . Je wilt de collega's niet van hot naar her sturen. De Medewerkers Hospitality, Uitvaart en Laatste Verzorging zijn ingepland voor de verschillende activiteiten zoals aula werkzaamheden, het schenken van de koffie na een dienst en de laatste verzorging. Je werkt nauw samen met de Uitvaartverzorgers en kijkt hoe de uitvaarten het beste gepland kunnen worden. Na lang puzzelen is de planning rond en vallen alle puzzelstukjes in elkaar. Je werkdag zit er weer op, met een goed gevoel sluit je de computer af.

Dat is precies de reden dat je Planner / Administratief Medewerker bent geworden. Vanuit jouw functie draag je bij aan de missie van Monuta: Voor iedereen een afscheid met een goed gevoel.

de baan
Binnen deze uitdagende baan heb je 3 hoofdtaken: klantcontact, plannen en administratie. Vanaf het eerste moment dat je contact hebt met de nabestaanden, het plannen en coördineren van de uitvaart, het inplannen van collega's, ervoor zorgen dat alle gegevens volledig en juist in het systeem staan, de tussentijdse controles van deze gegevens tot de financiële afhandeling en de nazorg. Binnen deze functie vervul jij hier een grote rol in. Jij bent dagelijks met verschillende uitvaarten bezig.

Klantcontact

• het eerste contactmoment met de nabestaanden verloopt via de Planner / Administratief Medewerker. Je staat hen telefonisch te woord over allerlei vragen tot de Uitvaartverzorger het contact met de nabestaanden overneemt.

Plannen

• je reserveert de beschikbare ruimtes zodat deze zo optimaal mogelijk worden benut.
• je plant collega's (Medewerkers Hospitality, Uitvaart en Laatste Verzorging) in voor onder meer uitvaarten, aulaplechtigheden, condoleances, catering, vervoer, thuiscontroles en laatste zorg. Hierbij zorg je ervoor dat er geen overuren ontstaan.

Administratie

• agendabeheer, contacten onderhouden met leveranciers en het doen van bestellingen, controle van de inkoopfacturen en het verzorgen van de overige (financieel) administratieve werkzaamheden die komen kijken op de uitvaartcentra.
• je zorg ervoor dat alle gegevens van de uitvaart in het dossier staan. Je controleert de volledigheid van het dossier op vaste momenten, bijvoorbeeld na 48 uur, op volledigheid. Ook controleer je bijvoorbeeld of de rouwkaarten op tijd binnen zijn. Ook controleer je of de gemaakte financiële afspraken kloppen met de financiële afhandeling achteraf.

Jouw werkplek, het regiebureau, bevindt zich in het uitvaartcentrum Melisseweg in Groningen. Het team bestaat uit 12 collega's en wordt aangestuurd door Martina Bosch-Koops, Coördinator Regiebureau.

Het Regiebureau is dagelijks, dus ook in de weekenden en feestdagen, geopend van 8.00 – 21.00 uur. Er wordt gewerkt volgens een rooster die 6 weken van tevoren bekend is waarbij we zoveel mogelijk rekening houden met je wensen. Ongeveer één keer in de drie weken wordt je in het weekend en op feestdagen ingeroosterd. Het rooster wordt opgesteld conform de wettelijke regels omtrent werk- en rusttijden.

de kandidaat
Je bent de Planner / Administratief Medewerker als je:

• beschikt over een MBO 4 werk en denkniveau;
• ervaring hebt met MS Office applicaties; we werken met Word, Excel, Outlook en Teams;
• jij op zoek bent naar een baan waar de taken klantcontact, plannen, regelen en administratie centraal staan;
• binnen een straal van 50 km van onze uitvaartlocatie in Groningen woonachtig bent.

Als je ons team wilt komen versterken, vinden wij het ook belangrijk dat je:

• een echte multitasker bent met een flexibele en oplossingsgerichte instelling. Bij onverwachte situaties bewaar je de rust en het overzicht op de afdeling;
• stressbestendig bent; tussen het moment van overlijden tot aan de dag van de uitvaart zit een week. De planning en coördinatie van de uitvaart moet ook onder tijdsdruk foutloos gaan;
• positief kritisch bent en kwaliteit belangrijk vindt. Je verbetert jezelf continu en spreekt ook anderen aan om samen tot een optimaal resultaat te komen;
• je thuis voelt in een organisatie en binnen een afdeling die continu in beweging is. Je komt niet terecht in een gespreid bedje. Je vindt het een uitdaging om zelf actief een bijdrage te leveren aan het verbeteren van de afdeling.;
• goed om kunt gaan met emotionele en verdrietige omstandigheden van de nabestaanden.

Monuta wil een afspiegeling zijn van de samenleving, binnen alle lagen van onze organisatie. We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zich thuis voelt, herkent en gerespecteerd voelt. In onze werving en selectie kijken we of iemands persoonlijkheid en kwaliteiten matcht met de vereisten voor de functie. Het maakt niet uit wat je gender, seksuele geaardheid, religie, arbeidsbeperking of culture achtergrond is.

ons aanbod
Als jij als Planner / Administratief Medewerker aan het werk gaat, krijg je:

• een startsalaris tussen € 2.858,- en € 3.256,- bruto per maand op basis van 40 uur per week;
• een laptop en telefoon tot je beschikking;
• een tijdelijk contract van 7 maanden met kans op een vast dienstverband;
• een eindejaarsuitkering ter hoogte van een dertiende maand en goede pensioenregeling;
• een persoonlijk inwerktraject en begeleiding op de werkvloer waarna je je verder kunt ontwikkelen. Want wij investeren graag in jouw persoonlijke groei;
• een team van bevlogen, gedreven en betrokken collega's.

Vragen? De collega's van de afdeling Recruitment beantwoorden deze graag. Stuur je vraag naar vacatures@monuta.nl.

interesse?
Solliciteer dan online met je CV en motivatie. Wij hanteren voor deze vacature geen einddatum. Wanneer wij de geschikte collega hebben gevonden, zullen wij de vacature sluiten.

De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes inclusief het invullen van een online persoonlijkheidsvragenlijst en een capaciteitenanalyse. Verder screenen we je op jouw (social media) profiel(en) en vragen we een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aan, die bij indiensttreding in ons bezit moet zijn.

Martina kijkt uit naar jouw reactie!

100 jaar
Een afscheid met een goed gevoel. Voor íedereen. Dat is waar Monuta al 100 jaar voor staat. Uitvaarten en rituelen zijn in die 100 jaar wél veranderd. Samen met Greetje, zelf 100 jaar oud, vertellen we u graag ons verhaal.

 over Monuta

Bij het lezen van de naam Monuta, denk je waarschijnlijk aan uitvaartzorg en uitvaartverzekeringen. En dat klopt, dat is wat we doen: samen met de nabestaanden geven wij vorm aan een bijzonder afscheid dat past bij de overledene. Wij kunnen daarbij rekenen op onze 700 medewerkers, franchisenemers en samenwerkingspartners. Zij zijn onze steun, vanuit de 80 vestigingen verspreid over het land (uitvaartcentra, crematoria, begraafplaatsen en kantoren) en ons hoofdkantoor in Apeldoorn, waar alle stafafdelingen vertegenwoordigd zijn.

Hoewel we vooral bekendstaan als een menselijke uitvaartonderneming en -verzekeraar, zijn we natuurlijk ook werkgever. Als werkgever hebben we onze mensen veel te bieden. Zo zijn er prima arbeidsvoorwaarden, stimuleren we opleiding en groei en vinden we een goede werksfeer belangrijk. Een goede werksfeer betekent werk in een professionele, dynamische omgeving waarin iedereen zichzelf kan zijn, gerespecteerd wordt en interesse in elkaar heeft. Een bijzondere werkgever waarbij je ongeacht de functie, op jouw manier bijdraagt aan een bijzonder afscheid.